Notuleren is vaak een onderschatte rol tijdens de vergadering. Toch is notuleren vakwerk en dat is wat de notulisten van de Notuleerservice leveren. Immers, goede notulen zijn essentieel voor de bedrijfsvoering en de opvolging van afspraken.
Met gebruikmaking van de Notuleerservice van Tol Secretarie tijdens de vergadering maak je snel kennis met deze voordelen. Je hoeft ons alleen nog maar in te schakelen.
Afhankelijk van het doel van de notulen, zijn er diverse mogelijkheden tot verslaglegging:
Ook is er de mogelijkheid tot het maken van een transcriptie: er wordt dan een digitaal video- of geluidsbestand aangeleverd, die wordt uitgewerkt tot een verslag. De notulist is dan niet aanwezig bij de vergadering. Ook hierbij zijn er verschillende mogelijkheden:
Wij bieden de mogelijkheid om een Notuleerabonnement af te sluiten. Hiervoor dient de service voor minimaal vijf vergaderingen te worden gebruikt gedurende een project of vergaderseizoen. Met dit abonnement is elke vergadering dezelfde notuliste inzetbaar, mits je de vergaderdata tijdig aan ons doorgeeft.
Voor het opvragen van een offerte of het vastleggen van een vergaderdatum, vul je ons aanvraagformulier in. Na ontvangst nemen wij de aanvraag in behandeling. Ook voor het aanvragen van meerdere vergaderingen maak je gebruik van dit formulier. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op om de aanvraag door te spreken.
Het is van belang dat wij alle stukken, zoals de agenda, de vorige notulen en eventuele bijlagen, van tevoren ontvangen. Daardoor kunnen wij de vergadering(en) goed voorbereiden. Tegenover derden is er uiteraard geheimhouding over alles wat er tijdens de vergadering wordt besproken en wat er in de door ons ontvangen stukken staat.
Wij maken duidelijke notulen van een vergadering. Omdat iedere vergadering anders verloopt, heeft de notuliste tijd nodig om de vergadering inhoudelijk te laten bezinken. De hoofd- en bijzaken kunnen dan goed van elkaar worden gescheiden en dat komt de kwaliteit én de inhoud van de notulen ten goede. De notulen worden in een door de opdrachtgever gewenste stijl afgeleverd. Dit geldt niet alleen voor de manier van verslaglegging, maar ook voor de lay-out en bestandstype. De overdracht van de notulen vindt binnen vijf tot acht werkdagen plaats. Na controle van de opdrachtgever worden eventuele aanpassingen en aanvullingen door ons toegevoegd en het concept definitief gemaakt.De uitwerktijd is een veelvoud van het aantal uren vergadertijd. Deze tijd verschilt per soort verslag. Voor een goede indicatie staat er op de pagina Tarieven een overzicht van uren én kosten.
Als je een aanvullend verzoek hebt, dan dien je dat aan te geven op het aanvraagformulier. Wij nemen dan contact op om de opties te bespreken, zodat wij teleurstelling voorkomen als wij aan een bepaald verzoek niet kunnen voldoen. Deze aanvullende verzoeken zullen wij met een toeslag verrekenen.
Wil je meer informatie of een afspraak met Tol Secretarie?Neem dan contact met ons op! Lees ook eens over de andere diensten die Tol Secretarie je kan bieden