De reden
Dianne kwam in 2020 bij ons omdat er – door haar reguliere werk als manueel (kinder)fysiotherapeut – in tijdnood kwam om de afspraken met de patiënten in te plannen. Het inplannen van afspraken gebeurt vaak telefonisch en veroorzaakt afleiding tijdens de gehele werkdag.
Het probleem
Omdat Dianne in haar praktijk het steeds drukker kreeg en ondanks dat er inmiddels ook een tweede manuele therapeut bij haar kwam werken, merkte ze dat ze niet haar volle aandacht bij de patiënt kon houden. Want dat is wat Dianne het liefst doet; zorgen voor haar patiënt.
De overige werkzaamheden zoals; het inplannen van de afspraken, het bijhouden van de mail en het afluisteren van de voicemail, het behandelen van de patiënt, het bijhouden van het behandelplan, de reguliere administratie en daarnaast ook de tijdsverdeling tussen werk en privé had niet de juiste verhouding.
De oplossing
Dianne werd via een bekende op Corine en haar bedrijf Tol Secretarie gewezen. Een afspraak werd gauw gemaakt om te kijken of we kunnen samenwerken. Het was een fijn gesprek en al heel gauw bleek er een basis voor een samenwerking met Corine. Vanuit deze basis – die vertrouwen en herkenning schepte – gingen we samen kijken waar het meeste behoefte aan is. Al gauw bleek dat onze ervaring met het aannemen van de telefoon, zorgvuldige triage, het plannen van afspraken en het onderhouden van het eerste contact met de patiënt voor Dianne rust kon brengen in haar werkdag. Wij zijn bekend met de materie, omdat we voor meerdere zorgverleners werken als secretariële praktijkondersteuner.
De uitvoering
Samen hebben we gekeken hoe we het beste de werkzaamheden kunnen uitvoeren. Omdat Dianne werkte met een mobiele werktelefoon heeft Corine haar het advies gegeven om een vast netnummer te nemen. Door de werktelefoon werd Dianne continue gestoord door een appje en voicemailbericht tijdens de behandeling. Deze werktelefoon ging mee naar huis en bleef de telefoon aandacht vragen van Dianne. Dit zorgde voor veel onrust. Door een vast nummer voor de praktijk te nemen en deze door de medewerkers van Tol Secretarie te laten beantwoorden kwam er een betere werk-prive balans en is ook de stoorzender uit te praktijk weggenomen.
Het grote voordeel is dat de praktijk nu alle dagen telefonisch bereikbaar is. De patiënten bellen naar de praktijk, worden te woord gestaan door een ervaren praktijkondersteuner die die Dianne uit de wind houdt. De praktijkondersteuner verzameld de vragen en heeft overleg met Dianne als dat nodig is. Samen zorgen we ervoor dat Dianne zich alleen hoeft te richten op haar corebusiness en dat is; het behandelen van patiënten en daar dan ook alle tijd voor kan nemen.
