Het Zinkhuys

De reden

Arnold kwam in 2018 bij ons omdat er – naast zijn reguliere werk – de tijd om de administratie te doen ontbrak.

Het probleem

Omdat Arnold steeds minder tijd kreeg voor de administratie wilde hij hier graag een structurele oplossing voor. In het begin was het even zoeken hoe we samen het secretariaat gaan inrichten. Arnold was gewend dat zijn persoonlijke contacten een aantal werkzaamheden voor hem uitvoerden. De één deed de website, de ander de boekhouding en weer een ander de planning. Maar dit gebeurde grotendeels op basis van vriendendienst. Dit zie je vaak als je start met een bedrijf maar op een gegeven moment komt de behoefte om te professionaliseren. De bekende groeistap.

De oplossing

In deze groeifase kwam Arnold bij ons. Samen met hem hebben we gekeken wat er allemaal moest gebeuren voor een volwaardig secretariaat. Een belangrijke stap is gezet door Arnold om niet meer afhankelijk te zijn van ‘vriendendienst’. Want het is fijn als je op deze manier door je vrienden wordt geholpen maar je bent afhankelijk van de goodwill van de ander. Door zelf het heft in eigen handen te nemen met de organisatie en planning breng je structuur aan in het bedrijf. Zo hebben wij hem geadviseerd om een online boekhoudprogramma te nemen, een MKB-tankpas te regelen zodat de tankbeurten op een factuur komen te staan en nog veel meer van die ‘kleine’ organisatorische zaken.

De uitvoering

Samen neem je het besluit wat jezelf als ondernemer wilt blijven doen en wat het secretariaat gaat doen. Zo is de keuze gemaakt dat Arnold de offertes blijft maken – logisch, want hij heeft verstand van het materiaal, hoe het zinkwerk gemaakt moet worden en hoeveel materiaal hij hiervoor nodig heeft – en de telefoon. Maar de administratieve boekhouding; facturatie, het inboeken van de facturen, het nabellen naar de debiteuren, wordt door ons gedaan. Tegelijk weet Arnold dat hij de telefoon altijd kan doorschakelen wanneer de werkzaamheden hem teveel beletten om de telefoon aan te nemen.

Klant aan het woord

Wat voor bedrijf heb je?

Ik ben eigenaar van Het Zinkhuys dat gespecialiseerd is in zink- en koperprojecten in de woningbouw. Dit kan voor zowel grote bouwprojecten maar ook voor de particuliere woning.

Wat was de situatie, wat wilde je bereiken en waar wil je naar toe?

Ik ben alle dagen op de bouw en het bijhouden van de administratie vond ik niet leuk en kostte mij teveel tijd en energie. Daarom wilde ik een structurele oplossing omdat ik me alleen maar wilde richten op mijn eigen werkzaamheden.

Wat is de aanpak van Corine geweest? Waarom is voor deze aanpak gekozen?

Corine is begonnen met het inventariseren hoe mijn bedrijf was ingericht. Ik was ongeveer een jaar geleden gestart met mijn bedrijf en een aantal vrienden hebben mij daarin heel goed geholpen. Maar ik was wel afhankelijk van hen en ik had geen regie in de organisatie en planning. Corine heeft me laten zien dat ik de eigenaar ben en dat ik daarom ook zelf de touwtjes in handen moet houden.

Wat heeft de aanpak je opgeleverd? Is dit het gewenste resultaat?

Voor mij geeft het rust dat de administratie op orde is en dat de facturen op tijd de deur uitgaan. Ik kan me volledig richten op mijn eigen werkzaamheden in de bouw en hoef me geen zorgen te maken over de administratie. De administratie wordt iedere maand gedaan en omdat alles op orde is kan de boekhouding daarna naar de boekhouder ter controle. Ik loop nu niet meer achter in mijn administratie en ik word ‘achter de vodden’ gezeten om de ‘bonnen’ bijtijds in te leveren.

Waarom heb je voor Tol Secretarie gekozen? Wat sprak je aan? Hoe verliep de besluitvorming?

Ik had na mijn eerste kennismakingsgesprek met Corine een goed gevoel hier van overgehouden.
Een gevoel van vertrouwen, eerlijkheid en respect, kennis en kunde waarbij in het begin al heel duidelijk werd aangegeven wat ze wel kunnen uitvoeren en waar ze niet geschikt voor zijn. Corine gaf aan dat ik de eigenaar ben en ik de beslissingen maak en dat zij alleen uitvoerend zijn maar wel een advies kunnen geven.

Hoe is de samenwerking?

Heel goed! Tol Secretarie is professioneel, betrokken en heeft kennis van zaken en als ze iets niet weten dan vragen ze dit na. Je weet gewoon dat het werk gebeurt is het niet door Menje dan wel door Corine. Menje is mijn vaste contactpersoon maar als die er niet is dan neemt Corine het over.
Daarom roep ik ook vaak op de bouw als mij iets gevraagd wordt; ‘neem maar contact op met mijn secretaresse, die regelt het wel, want ik heb er twee, voor de prijs van één’. In deze afgelopen twee jaar ben ik gegroeid met mijn bedrijf en zij groeien met mij mee. En in de tussentijd regelen zij ook vaak een aantal privé zaken voor mij en dat vind ik erg plezierig want dan hoef ik het niet te doen.

Zou je Corine van Tol Secretarie aanraden als anderen in hetzelfde schuitje zitten?

Zeker weten! Je kunt altijd terecht op kantoor om de werkzaamheden te bespreken. Het is daar gezellig en ze zijn erg gastvrij. Ze doen hun werk met plezier, met humor en noordelijke nuchterheid.

Het zorgen voor een ander zit ze in hun bloed.

Bekijk hier alle referenties.

Ben je ook als ZZP-er werkzaam in de bouw en zoek je ook een manier om wat werkzaamheden door een ander te laten doen? Neem contact met ons op voor een kop koffie om de mogelijkheden in jouw situatie te bespreken.